9. Vejledning i adgang til dokumenter på Uddannelsesnetværket

Forklaring:
Denne vejledning er udarbejdet til anvendelse på Erhvervsskolen Hamlet´s Uddannelsesnetværk. Vejledningen udleveres/gøres tilgængelig for ansatte og elever, og anvendes som hjælp til selvhjælp. Intet i denne vejledning erstatter muligheden for at rette henvendelse til Helpdesk eller stedlige IT-administratorer for afklaring af tvivl eller spørgsmål i forbindelse med anvendelsen af netværket.

Det er formålet med denne vejledning at gøre brugere i stand til at anvende den formaliserede biblioteksstruktur på Uddannelsesnetværket, herunder hente og gemme dokumenter, samt tildele rettigheder i forhold til organisatoriske forhold.

Hvis du gemmer dine dokumenter på Uddannelsesnetværket, og anvender den fælles formaliserede adgangs- og lagringsmetode af dokumenter, er du sikker på, at alle dine data bliver tilgængelige, uanset hvilken computer du logger på og tidspunktet af døgnet. Dette betyder ligeledes at dokumenter, som skal deles på tværks af organisationen kan gemmes og hentes på en let og sikker måde uden at der skal foretages yderligere.
Herudover har du også muligheden for selv at oprette nye biblioteker og bestemme hvem der automatisk skal have adgang til dine dokumenter.
Der udføres en automatisk backup af dine data. Således er dine dokumenter er sikret såfremt noget uforudset skulle opstå.

For at kunne anvende muligheden for at gemme/hente dine og andres (herunder skolens) dokumenter er det nødvendigt, at du logger dig på det fælles netværk via en klient (program) med anvendelse af din personlige brugerID (Username) og kodeord (Password). BrugerID og kodeord har du modtaget ved optagelse på skolen. Klienten (programmet) er allerede installeret på skolens maskiner.
Såfremt du har forlagt og/eller glemt din personlige ID og kodeord eller anvender din egen computer og ikke har dette program installeret; Skal du rette henvendelse til den stedlige IT-administrator på skolen.

Sådan gør du:
Ved opstart af pc'en logger du på Uddannelsesnetværket med det udleverede Username og Password:

Efter at du er logget ind på netværket får du automatisk tildelt steder (mapninger) på netværket, hvor du kan hente eller gemme dokumenter. Disse områder får du adgang til via eks. Windows Stifinder. Figuren viser hvilke drevbetegnelser der tildeles ved login:

Drev H: Personlige dokumenter.
Dette er dit eget private område. Som udgangspunkt er det kun dig selv, der kan gemme og hente dokumenter i denne biblioteksstruktur. Du har muligheden for selv at oprette yderligere biblioteker og selv bestemme strukturen.
Følgende struktur er allerede opbygget og må ikke slettes:

Kataloget public_html er oprettet som standard af IT-afdelingen og anvendes til placering af din egen hjemmeside. Alle ansatte og elever ved ESH har muligheden for deres egen hjemmeside. Du skal selv oprette filen indeks.html og gemme denne i dette katalog.
Din hjemmeside har alle (også personer udenfor ESH) adgang til via adressen http://www.edu.esh.dk/~brugerid fra en browser som f.eks. Internet Explorer:

Herudover findes følgende kataloger for dokument-udveksling: (Vist fra Windows Stifinder):

NB! Disse kataloger må heller ikke slettes!
For yderligere information. Se nedenstående afsnit vedr. Drev K:
Rettigheder og muligheder for dig selv
Du har selv alle rettigheder til alt hvad der ligger i det hjemmekatalog med følgende undtagelser:
Katalogerne Drop, Hent og Public kan ikke slettes, men pas på! – Indholdet kan!! (kun af dig)

Rettigheder og muligheder for andre
Andre brugere har følgende rettigheder i dit hjemmekatalog:
-Andre kan se hvad der ligger i kataloget Public_html og læse indholdet i filerne. Andre kan f.eks. ikke slette filer eller ændre inholdet samt omdøbe eller lægge andre filer herind.
-Andre kan se hvad der ligger i kataloget Hent og læse indholdet i filerne. Andre kan f.eks. ikke slette filer eller ændre indholdet samt omdøbe eller lægge andre filer herind. Formålet med kataloget er at lærere kan lægge opgaver ud til elever, og til udveksling af dokumentation m.m. mellem brugere/lærere på tværs af organisationen. Strukturen er ens eget ansvar.

Andre kan se, hvad der ligger i kataloget Drop og oprette nye filer i kataloget. Andre kan f.eks. ikke slette filer, omdøbe eller læse og ændre indholdet når først det er afleveret i kataloget. Det betyder, at dokumentet (opgaven) SKAL være gemt og afsluttet i et hvilket som helst program FØR det kopieres og flyttes hertil (ingen fortrydelsesret). Formålet med kataloget er, at elever kan aflevere besvarelser på opgaver fra læreren. Herudover er det også muligt at udveksle dokumentation m.m. mellem brugere/lærere på tværs af organisationen.

Drev I: Delte dokumenter.
Dette er fælles område. Dokumenter, der er delt på tværs i organisationen, gemmer du her. For at sikre en fleksibel struktur og mindst mulig administration er følgende gældende (vist fra Windows Stifinder):

Eksempel:

Kataloget HTX Students er kun synligt for elever på denne uddannelse.
Kataloget Laborant Students er kun synligt for elever på laborant uddannelsen.
Kataloget Teachers er kun synligt for lærere.
Kataloget Programmer er på forsøgsstadiet og kan gøres synligt for alle. Kataloget vil rumme ofte anvendte småprogrammer.

Rettigheder og muligheder for lærere
Alle lærere har alle rettigheder til disse kataloger. Det forventes at en lærer er istand til at vide hvor og hvordan dokumenter og andet materiale placeres i forhold til eget og andres organisatoriske forhold.
Det er muligt for lærere at oprette understruktur efter eget valg og selv tildele rettigheder hertil i.f.t organisering af uddannelsen. Det betyder at der kan oprettes kataloger heri, hvortil elever m.m. kan gemme dokumenter m.m. (undtagelsen…..) Brug i videst muligt omfang mulighederne med drop og hent kataloger. Se afsnit for tildeling af rettigheder senere.

Rettigheder og muligheder for elever
Alle elever/studerende og kursister m.m. har kun rettigheder til at se hvad der ligger i kataloget og læse indholdet af filer placeret heri. Der kan være andre rettigheder tildelt uddannelsen, enkelte grupperinger eller individer på kataloger herunder. Dette er bestemt af pågældende lærere for de enkelte uddannelser/organisatoriske grupperinger.

Hvad man ser, og hvilke muligheder man har, afhænger således af hvem man er(hvem der logger ind).

Eksempler:

Drev K: Drop og Hent dokumenter.
K-drevet anvendes som genvej til andres Drop og Hent kataloger.

Eksempel:

Såfremt en anden elev eller lærer har givet dig rettigheder til at se andre kataloger/dokumenter fra vedkommendes private hjemmekatalog vil disse også optræde her.

Oprettelse af nye kataloger og tildeling/differentiering af rettigheder
Den organisatoriske opbygning af strukturen for dokumenter gør det nemt at tildele rettigheder til biblioteker og/eller dokumenter. Følgende er eksempler herpå:

Eksempel 1: En klasse på uddannelsen HG påbegynder et projekt.
Læreren opretter et katalog på drevet I med navn for projektet. Elever på denne uddannelse kan nu se dokumenter m.m. for dette projekt på deres I drev. Rettighederne er allerede sat, således at elever kan se indholdet i kataloget og læse filerne. Læreren har stadig alle rettigheder.
Opgaver i.f.m. projektet gives til elever via lærerens Hent katalog. Opgavebesvarelser og andet materiale afleveres til læreren i Drop kataloget.

Eksempel 2: En gruppe af studerende har en fælles opgave.
En af gruppens elever eller læreren opretter et katalog på eget H: drev eller på I drevet og tildeler rettigheder til gruppens medlemmer.

Sådan opretter du et katalog:

Start Windows Stifinder - Vælg det katalog, hvori du ønsker at oprette det nye. Peg i højre kolonne, klik på højre musetast og vælg punktet Ny - Mappe. Skriv navnet for kataloget og tryk RETUR

Sådan tildeler du rettigheder på hele kataloget:

Markér kataloget du ønsker at give andre rettigheder til. Klik på højre musetast og vælg punktet Egenskaber

Den ønskede bruger, gruppe eller enhed markeres på listen.
Klik på knappen Add for at tilføje.
Sæt hak i de rettigheder du ønsker at tildele.
Vælg Anvend - OK eller bare klik på OK.

Rettighederne træder i kraft med det samme. Det er ikke nøvendigt at logge ud og ind igen.

Tilbage til forsiden